关于印发《中国农业科学院修缮购置专项资金项目档案管理办法（试行）》

的通知

农科办财〔2011〕7号

 
院属有关单位：

为规范和加强我院中央级科学事业单位修缮购置专项资金项目档案管理，特制定《中国农业科学院中央级科学事业单位修缮购置专项资金项目档案管理办法（试行）》。现印发给你们，请遵照执行。工作中如有问题或建议，请及时与我们联系。

中国农业科学院办公室    

二〇一一年一月十三日     

中国农业科学院中央级科学事业单位

修缮购置专项资金项目档案管理办法（试行）

第一章  总 则

第一条  为规范和加强我院“中央级科学事业单位修缮购置专项资金”项目（以下简称“修购项目”）的档案管理，提高修购专项管理水平，根据《中华人民共和国档案法》以及《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》（农办财〔2009〕48号）等文件的有关规定，结合我院修购项目管理工作实际，制定本办法。

第二条  修购项目档案是指在修购项目申报、实施到项目验收的全过程中形成的，并具有保存、参考价值的文字、图纸等文件材料。

第三条  修购项目承担单位负责项目档案的收集整理、立卷和归档工作，并实行专人负责制。

第四条  院机关实际执行部门负责院本级修购项目档案的收集整理、立卷和归档工作，并向院档案管理部门移交。

第二章  归档范围与立卷要求

第五条  修购项目档案的归档范围

（一）前期资料，主要包括：工作规划、项目申报文件、项目预算批复、项目实施方案批复、项目实施方案、项目重大变动申请变更报告及批复文件、本单位制定的相关制度及规定、有关会议纪要等。

（二）实施过程资料，主要包括：

1. 招标采购合同资料：委托招标合同、招标公告、资格预审资料、招标文件、投标文件、开标评标定标资料、谈判过程文件、中标及未中标通知书、中标合同、施工合同、监理合同、审计合同、政府采购协议文件等。

2. 土建工程资料：设计文件、施工图文件及其审核意见、有关报建手续、施工技术准备文件、施工现场准备、施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告、进场材料质量检验单、施工及监理单位资质证明、开工报告、施工日志、施工试验记录、技术交底记录、隐蔽工程检查记录、工程质量检验记录、工程质量事故处理记录、变更洽商记录、监理规划、监理日志、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理工作总结等。

3. 电气、给排水、消防、抗震、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程等专业工程资料：图纸变更记录、设备质量检查和安装记录、隐蔽工程检查记录、施工试验记录、质量事故处理记录、工程质量检验记录、房屋抗震鉴定等。

4. 仪器设备资料：仪器进口审批文件、减免税证明、仪器设备装箱单、仪器设备验收单、安装调试记录、运行测试报告等。

（三）验收资料，主要包括：项目验收申请、项目执行报告、财政专项经费决算表、财务审计报告、项目执行情况统计表、项目验收意见书。房修类和基础设施改造类项目还包括工程质量验收记录、工程验收报告、工程验收备案表、工程质量保修书、竣工图、初步验收总结、四方验收单、工程结算审核报告。仪器升级改造类项目还包括技术测试报告。

第六条  修购项目材料的立卷，以项目为单位形成卷宗。

第七条  案卷编制参照《中国农业科学院文书档案管理办法》执行。

第三章  修购专项档案的管理

第八条  保管期限 

修购项目档案的保管期限分永久和长期两种。房屋修缮类项目和基础设施改造类项目的保管期限参照《中国农业科学院基建档案管理办法》中的规定。仪器设备购置类项目和仪器设备升级改造类项目的保管期限参照《中国农业科学院科学仪器设备技术档案管理办法》中的规定。

第九条  特殊档案材料的保存。需要保存的电子文件应使用统一的存储介质保管。

第十条  档案的移交。修购项目档案立卷后向档案管理部门移交。移交时出具一式两份的移交清单、档案目录，双方据此核对，并在移交清单上签字。

第十一条  修购项目档案的后续补充。在档案移交后出现新的应归档材料，应及时归档，并更新卷内目录和材料清单。

第十二条  修购项目档案的借阅参照《中国农业科学院档案借阅规定》执行。

第四章  附  则

第十三条  本办法适用于中国农业科学院中央级科学事业单位修缮购置专项资金支持项目。

第十四条  本办法自发布之日起执行，由院办公室文档处负责解释。